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Projektmanager*in „Dokumentenmanagementsystem und mobiles Arbeiten“ (w/m/d)

Die Stadtverwaltung Hagen befindet sich in einem tiefgreifenden Transformationsprozess. Die fortschreitende Digitalisierung aller gesellschaftlichen Lebensbereiche tangiert immer stärker das Handeln auch der Kommunalverwaltung und erfordert vielfältige Maßnahmen, um uns zukunftsfähig aufzustellen.

Mit der verwaltungsweiten Einführung des DMS (Dokumentenmanagementsystem) setzen wir als einen Baustein die vollständige und einheitliche elektronische Aktenführung um. Hierbei sind die gesetzlichen Bestimmungen zu Aufbewahrungsfristen und Ablageformaten zu beachten, sowie eine projektbezogene Begleitung und Unterstützung der Organisationseinheiten der Stadtverwaltung indiziert.

Darüber hinaus ist die digitale Aktenführung zwingende Voraussetzung für die Umsetzung verschiedenster weiterer Digitalisierungs- und E-Governmentangebote, u. a.:

• Entwicklung unterschiedlicher Arbeitsmodelle, wie insbesondere die mobile Arbeit
• Beteiligung an der Entwicklung und Umsetzung einer einheitlichen „Unified Communications and Collaboration Strategie (UCC)“

In diesem Umfeld bieten wir ein breit gefächertes Aufgabenfeld mit spannenden und abwechslungsreichen Tätigkeiten, die Sie eigenverantwortlich bearbeiten können.

Als Projektmanager*in leiten und/oder unterstützen Sie die entsprechenden Projekte in der gesamten Verwaltung. Auf diese Weise begleiten Sie die unterschiedlichsten Organisationseinheiten auf dem Weg der digitalen Transformation. Dabei identifizieren und initiieren Sie auch eigene neue Projekte. Der Rahmen für Ihre Tätigkeit ist definiert durch die „Projektverfügung über die verwaltungsweite Einführung der elektronischen Aktenführung mit einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) und Umsetzung der mobilen Arbeit für die gesamte Verwaltung“.

Ihre Aufgaben:

• Durchführung der Projektplanung (Ressourcen, Meilensteine, Termin-, Kosten -, und Projektstrukturplan) und Geschäftsführung der Steuerungsgruppe (entsprechend Projektverfügung)
• Fachliche Koordination der Anbindung der städtischen Organisationseinheiten an das DMS
• IT-organisatorische Konzeption der notwendigen Fachkonzepte und Dienstanweisungen (z.B. ersetzendes Scannen)
• Koordination der Transformation der bisherigen Dokumentenablage ins DMS
• Erarbeitung von Konzepten unter Berücksichtigung des Lebenszyklus der Dokumente und der rechtlichen, organisatorischen und technischen Rahmenbedingungen
• Projektcontrolling und Budgetverantwortung
• Internes Marketing im Bereich des DMS und der mobilen Arbeit

Ihr Profil:

Weitere Anforderungen: