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Assistenz und Registratur für die Untere Umweltschutzbehörde (w/m/d)

Umweltamt

Ihre Aufgaben:

      Als Assistenz und Registratur für die Untere Umweltschutzbehörde nehmen sie Sekretariatsaufgaben für die Bereiche wahr. Sie werden die Amtsleitung in organisatorischen und administrativen Arbeitsabläufen des Tagesgeschäftes unterstützen.

      Zu Ihren Aufgaben gehören insbesondere

      • Planung, Koordination, Organisation, Betreuung sowie Vor- und Nachbereitung von Terminen, Besprechungen und Veranstaltungen einschließlich der Protokollführung
      • Bearbeitung der Post (inkl. Dokumentenmanagement) und Führung der Ablage und Wiedervorlage
      • Erstellung von Schriftstücken, Berichten einschl. Text- und Grafikgestaltung
      • Koordination der Arbeitszeiterfassung, Urlaubsplanung sowie Führen der Krankenstatistik
      • Überwachung der Vorgangsabläufe
      • Erledigung der Korrespondenz (persönlich, schriftlich, telefonisch) und des Publikumsverkehres
      • Ansprechpartner*in für interne und externe Anfragen
      • Pflege des Intranet-Auftritts der Verwaltungsabteilung nach Vorlagen
      • Koordination, Sicherstellung und Weitergabe relevanter Informationen an die untergeordneten Organisationseinheiten
      • Reisekoordination (inkl. Vorbereitung der Reisekostenabrechnungen)
      • Registraturverwaltung
      • Erstellung von Gebührenbescheiden für Niederfrequenzanlagen nach Vorgabe (Eintragung von Adressen und Daten in Musterbescheide).
      • Vertretung des Vorzimmers der Fachbereichsleitung des Umweltamts

    Ihr Profil:

    Die Besetzung der Stelle erfordert

    • die Laufbahnbefähigung der Laufbahngruppe 1, zweites Einstiegsamt, für den allgemeinen Verwaltungsdienst oder
    • eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung zur/zum Verwaltungsfachangestellten oder den erfolgreichen Abschluss der Ersten Verwaltungsprüfung an einer anerkannten Verwaltungsschule oder einem anerkannten Studieninstitut, eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung zur/zum Sozialversicherungsfachangestellten, zur/zum Justizfachangestellten, oder in einem vergleichbaren Beruf im öffentlichen Dienst mit einer Ausbildungsdauer von mindestens 3 Jahren oder
    • eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung in einem kaufmännischen Ausbildungsberuf, zur/zum Rechtsanwalts- und/oder Notarfachangestellen oder zur/zum Steuerfachangestellten mit einer Ausbildungsdauer von mindestens 3 Jahren.

    Weitere Anforderungen:

    • Sie besitzen einen ausgeprägten Teamgeist und arbeiten serviceorientiert
    • Neben Organisationstalent bringen Sie Flexibilität und gute kommunikative Fähigkeiten mit.
    • Sie verfügen über ein besonderes Einfühlungsvermögen und Erfahrung in der Gesprächsführung mit Bürger*innen und Mitarbeitenden.
    • Selbstständigkeit, Eigenverantwortung und Sorgfalt sind für Sie selbstverständlich.
    • Sie sind sicher in der Anwendung des MS-Office-Pakets.

    Informationen:

    Wir bieten Ihnen eine interessante und verantwortungsvolle Tätigkeit in einer modernen Verwaltung mit attraktiven Rahmenbedingungen und Entwicklungsmöglichkeiten. Zu den Vorteilen gehören u.a.:

    • Sicherer Arbeitsplatz, der nicht von wirtschaftlichen Schwankungen betroffen ist
    • Möglichkeit von Home-Office
    • Vielfältige Fortbildungs- und Qualifizierungsmöglichkeiten
    • Job-Ticket zum Vorteilspreis.

    Zusätzliche Vorteile für Beschäftigte:

    • Betriebliche Altersvorsorge
    • Jahressonderzahlung
    • Erfolgsorientiertes Leistungsentgelt
    • Möglichkeit des Fahrradleasings.

    Die Stadt Hagen strebt einen höheren Anteil von Frauen in Leitungsfunktionen und in unterrepräsentierten Berufsbereichen an. Nach Maßgabe des Gesetzes zur Gleichstellung von Frauen und Männern für das Land Nordrhein-Westfalen (Landesgleichstellungsgesetz - LGG) und des Gleichstellungsplans der Stadt Hagen erhalten Frauen beim Vorliegen gleicher Qualifikation daher den Vorzug.

    Im Rahmen der bei der Stadt Hagen geltenden Integrationsvereinbarung werden schwerbehinderte Personen bei gleicher Eignung besonders berücksichtigt. Bitte weisen Sie in Ihrer Bewerbung auf die Schwerbehinderung hin.

    Wir sind eine moderne und innovative Dienstleistungsverwaltung. Bei uns gehören der Umgang mit Vielfalt, die Kommunikation und Interaktion zwischen Menschen verschiedener Herkunft und Lebensweisen zum Alltag. Wir pflegen eine Unternehmenskultur, die von gegenseitigem Respekt und Wertschätzung geprägt ist.

    Weitere Informationen zur Stadt Hagen erhalten Sie unter www.hagen.de.

    Stellenbewertung:  EG 6 TVöD VKA

    Stellenumfang:

    Vollzeit

    Wünsche nach Teilzeitbeschäftigung werden gern geprüft. Bitte weisen Sie in Ihrer Bewerbung auf den Wunsch nach Teilzeitbeschäftigung hin.


    Befristung:

    Unbefristet


    Einstellungszeitpunkt:

    Zum nächstmöglichen Zeitpunkt.


    Bewerbungsfrist: 04.08.2024

    Stellenangebot:

    186/2024-69

    Kontakt:

    Hagen - Stadt der FernUniversität

    Fachbereich Personal und Organisation
    Frau Spranke 02331/207-3358

    Umweltamt
    Herr van den Berg 02331/207-4776



    Website der Stadt Hagen Online-Bewerbung