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Wir suchen Sie!

Schulsekretär*in (w/m/d)

Fachbereich Schule

Wir sind auf der Suche nach Organisationstalenten, die helfen den Schulalltag zu strukturieren und zu unterstützen. Sie arbeiten in einem dynamischen Umfeld und begleiten sowohl die Lehrkräfte als auch Schüler*innen bei ihren täglichen Herausforderungen. Werden Sie Teil unseres engagierten Teams und helfen Sie uns, eine gute Basis für eine harmonische und erfolgreiche Schulzeit zu schaffen.

Ihre Aufgaben:

      Allgemeine Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben:

      • Pflege von Schüler*innendaten und Aktenführung
      • Erstellung und Verwaltung von schulischen Dokumenten (Berichte, Protokolle, Einladungen, Bescheinigungen)
      • Weiterleitung wichtiger Informationen, z.B. Vertretungspläne
      • Unterstützung bei Schulveranstaltungen

      Unterstützung für Lehrer*innen und Schüler*innen:

      • Bearbeitung von Krankmeldungen und Fortbildungsanträgen der Lehrkräfte
      • Verwaltung von Schüler*innenangelegenheiten (Anmelde- und Fahrtkostenanträge, Schüler*innenausweise, Schulbescheinigungen)
      • Überwachung der Schulpflicht und Pflege des Schulverwaltungsprogramms

      Finanz- und Haushaltsmanagement:

      • Verwaltung der Inventarisierung und des Schuletats
      • Bearbeitung von Rechnungen und Unterstützung bei der Lehrmittelbeschaffung

      Offene Ganztagsschule (OGS):

      • Bearbeitung von An- und Abmeldungen
      • Datenerhebung und Pflege für statistische Erhebungen

    Ihr Profil:

    Die Besetzung der Stelle erfordert

    • die Laufbahnbefähigung der Laufbahngruppe 1, zweites Einstiegsamt, für den allgemeinen Verwaltungsdienst oder
    • eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung zur/zum Verwaltungsfachangestellten oder den erfolgreichen Abschluss der Ersten Verwaltungsprüfung an einer anerkannten Verwaltungsschule oder einem anerkannten Studieninstitut, eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung zur/zum Sozialversicherungsfachangestellten, zur/zum Justizfachangestellten, zur/zum Fachangestellten für Arbeitsmarktdienstleistungen oder in einem vergleichbaren Beruf im öffentlichen Dienst mit einer Ausbildungsdauer von mindestens 3 Jahren oder
    • eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung in einem kaufmännischen Ausbildungsberuf, zur/zum Rechtsanwalts- und/oder Notarfachangestellten oder zur/zum Steuerfachangestellten mit einer Ausbildungsdauer von mindestens 3 Jahren.


    Weitere Anforderungen:

    • Mindestens 3-Jährige Berufserfahrung in einer Bürotätigkeit
    • Gute sprachliche und schriftliche Fähigkeiten
    • Sicherer Umgang mit dem Outlook-Paket (insbesondere Word und Outlook)
    • Kommunikationsstärke
    • Flexibilität
    • Urlaubsplanung während der Ferienzeit
    • Arbeitsantritt vor Schulbeginn

    Informationen:

    Wir bieten Ihnen eine interessante und verantwortungsvolle Tätigkeit in einer modernen Verwaltung mit attraktiven Rahmenbedingungen und Entwicklungsmöglichkeiten. Zu den Vorteilen gehören u.a.:

    • Sicherer Arbeitsplatz, der nicht von wirtschaftlichen Schwankungen betroffen ist
    • Möglichkeit von Home-Office
    • Vielfältige Fortbildungs- und Qualifizierungsmöglichkeiten
    • Job-Ticket zum Vorteilspreis.

    Zusätzliche Vorteile für Beschäftigte:

    • Betriebliche Altersvorsorge
    • Jahressonderzahlung
    • Erfolgsorientiertes Leistungsentgelt
    • Möglichkeit des Fahrradleasings.

    Die Stadt Hagen strebt einen höheren Anteil von Frauen in Leitungsfunktionen und in unterrepräsentierten Berufsbereichen an. Nach Maßgabe des Gesetzes zur Gleichstellung von Frauen und Männern für das Land Nordrhein-Westfalen (Landesgleichstellungsgesetz - LGG) und des Gleichstellungsplans der Stadt Hagen erhalten Frauen beim Vorliegen gleicher Qualifikation daher den Vorzug.

    Im Rahmen der bei der Stadt Hagen geltenden Integrationsvereinbarung werden schwerbehinderte Personen bei gleicher Eignung besonders berücksichtigt. Bitte weisen Sie in Ihrer Bewerbung auf die Schwerbehinderung hin.

    Wir sind eine moderne und innovative Dienstleistungsverwaltung. Bei uns gehören der Umgang mit Vielfalt, die Kommunikation und Interaktion zwischen Menschen verschiedener Herkunft und Lebensweisen zum Alltag. Wir pflegen eine Unternehmenskultur, die von gegenseitigem Respekt und Wertschätzung geprägt ist.

    Weitere Informationen zur Stadt Hagen erhalten Sie unter www.hagen.de.

    Stellenbewertung:  EG 6 TVöD VKA

    Stellenumfang:

    Mehrere Stellen zwischen 17 und 34 Stunden. Wünsche nach Teilzeitbeschäftigung werden gern geprüft.

    Bitte weisen Sie in Ihrer Bewerbung auf den Wunsch nach Teilzeitbeschäftigung und die bevorzugte Stundenanzahl hin.


    Befristung:

    Unbefristet


    Einstellungszeitpunkt:

    Zum nächstmöglichen Zeitpunkt.


    Bewerbungsfrist: 20.06.2024

    Stellenangebot:

    172/2024-40

    Kontakt:

    Hagen - Stadt der FernUniversität

    Fachbereich Personal und Organisation

    Herr Boden 02331/207-3455

    Fachbereich Schule

    Frau Gödersmann 02331/207-2784



    Website der Stadt Hagen Online-Bewerbung